Система Золушка

Программно-технологический комплекс Золушка-WIN. Электронная канцелярия состоит из 3-х функциональных компонент программных систем:

• «Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель;
• «Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности;
• «Письма граждан» характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.

Система обеспечивает:

1. 1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке.
2. 2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу.
3. 3. Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов).
4. 4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям.
5. 5. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения.
6. 6. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.
7. 7. Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ).
8. 8. Формирование истории движения документов.
9. 9. Организацию доступа к электронным копиям документов.
10. 10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Однако ни одна система электронного документооборота не может заменить документооборота традиционного и существует параллельно с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией юридической достоверности информации.

Типичной особенностью всех изученных систем электронного документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в год.