Составление и оформление актов Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например: Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например: или Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица. В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например: Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов» При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме: Составлен комиссией: Председатель - должность Фамилия И.О. Члены комиссии:
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны). В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия: Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О. Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны). Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены). В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов. Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например: Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы. Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме: Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например: Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15). Примеры оформления актов приведены в приложении. |